English Swedish

Riktlinje Anmälan av oegentligheter

Syfte

Att skapa möjlighet att påtala oegentligheter för att skydda medarbetare och organisation

När

Vid misstanke om oegentlighet

Whistleblower-funktion

Har du sett något på arbetet som oroar dig? Har du tagit upp problemet med din chef? Om du känner dig besvärad av att anmäla frågan direkt till din chef kan du i stället använda Whistleblower-funktionen och berätta om ditt problem. Du kan kontakta Interactive Security som tar emot anmälan via webben, brev eller telefon. Det är gratis, lätt att använda och helt konfidentiellt.


Intern anmälan

Steg 1
Om du misstänker oegentligheter, ska du om möjligt försöka lösa problemet tillsammans med närmsta chef. Det kan ske muntligt, skriftligt eller via incidentrapporteringen.

Ange redan från början att du vill att ärendet ska hanteras konfidentiellt så att företaget kan vidta lämpliga åtgärder. Om du har personliga intressen i frågan ska även det framgå redan från början.

Steg 2

Om du upplever att det oavsett anledning, inte är möjligt att ta upp en speciell fråga/ärende med närmsta chef, kan ärendet tas upp med chefens chef. Efter anmälan kommer Knowit att undersöka frågan för att bedöma vilka åtgärder som bör vidtas.

I vissa fall kan även utredningen göras av ledning, extern rådgivare eller via disciplinära processer. Om individen så önskar kan möten hållas utanför arbetsplatsen och representant för facklig organisation eller kollega följa med. Knowit kommer att ge så mycket återkoppling som möjligt till den som anmält. Observera dock att Knowit inte kommer att kunna avslöja de exakta åtgärderna om företaget har sekretesskyldighet gentemot någon annan eller av rättsliga eller kommersiellt känsliga skäl är förhindrade att göra det.


Extern anmälan

Denna riktlinje ger möjligheter och det skydd som behövs för att oegentligheter ska kunna påtalas internt. Knowit förväntar sig att det i de flesta fall känns lämpligt och rimligt att lyfta frågorna internt. Extern anmälan kan göras om individen följt rutinen för intern anmälan och fortfarande misstänker oegentligheter eller om individen bedömer att frågan inte kan lyftas internt.


För extern anmälan kontakta Interactive Security via telefon 0770-45 56 72. Det finns också möjlighet att på ett säkert och konfidentiellt sätt rapportera via följande internetadress: knowit.whistleblower.se. 


Att göra en anmälan

  • Anmälan lämnas antingen genom att ringa telefonnumret, skicka ett brev eller att gå via webbsidan
  • Informationen skrivs ner av Interactive Security och skickas till i första hand Joakim Pilborg och i andra hand Anna Jennehov
  • Om nödvändigt skickas ett meddelande med begäran om ytterligare information

Dokumentation

För såväl individen som Knowit är dokumentationen viktig under hela processen. Dokumentationen hanteras konfidentiellt i enlighet med personuppgiftslagen och utifrån karaktären på anmälan. Dokumentationen kan vara:

  • Kopior på personens brev eller noteringar av samtal som anger anmälans karaktär
  • Rapporter från oberoende utredare
  • Organisationens skriftliga svar inklusive vidtagna åtgärder och anledningen till dessa
  • Protokoll
  • Mötesanteckningar